Debido a las recientes dificultades comerciales que han surgido por la pandemia, el incremento del e-commerce, entre otros factores, ahora más que nunca las empresas deben enfocarse en estabilizar sus operaciones y optimizar sus gastos, esto claro, sin reducir la calidad de sus productos o servicios.
Uno de los errores más comunes de las empresas es no considerar dentro de las estrategias comerciales las operaciones logísticas. Según el estudio Logistics Cost and Services realizado por la de consultoría especializada en logística Establish, el costo logístico de los productos representa entre el 20 y 30% del costo total de la mercancía en México, e incluso puede llegar hasta el 50% en algunos casos donde influyen la ineficacia en trámites aduaneros o puntos intermodales.
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Por ello, dentro del contexto actual, es vital que las empresas mediten su planeación financiera para gastar menos y poder ahorrar o invertir en lo que realmente genere beneficios a su modelo de negocio, sus proveedores y por supuesto, sus clientes finales.
Para apoyar en esta tarea, existen algunos métodos efectivos que les compartimos a continuación para lograr disminuir costos logísticos y de transporte de mercancía, incrementando así la rentabilidad de la empresa.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PROCESOS
1. Controlar los gastos
El primer paso para controlar y reducir gastos es saber realmente en qué recursos se está gastando. Cuanto más se segmente y centralice la información, más fácil será analizar tanto los costos fijos como los variables y así poder ahorrar en gastos y en tiempos. La facturación electrónica es una opción que agiliza los procesos administrativos e incluso ahorra en costos de personal, permitiendo un mayor control fiscal y de tarifas respecto al transporte de mercancía.
2. Replantearse las rutas de entrega
El transporte es el mayor responsable en los costos logísticos, por lo que planificar rutas más eficientes e inteligentes puede ser una de las formas de reducir costos más recomendada.
La mejor ruta no significa siempre la más corta, ya que se deben considerar aspectos como el tráfico en la región, inconvenientes comunes, la posibilidad de implementar logista inversa o estrategias como Backhaul. Esto puede traducirse en un aprovechamiento de flota, un menor tiempo de entrega y ahorros de combustible y recursos, generando beneficios tanto económicos como hacia el medio ambiente.
3. Establecer y monitorear los indicadores de desempeño
Es necesario determinar los indicadores de desempeño o KPIs que deben ser evaluados dependiendo la estrategia y objetivos logísticos de la empresa. La implementación, seguimiento y análisis de éstos puede generan mejoras en la gestión de recursos, la productividad del personal en cuanto a sus actividades, la optimización de procesos y, en consecuencia, la reducción esperada de costos logísticos.
4. Aplicar metodologías o técnicas probadas
Utilizar modelos avanzados que mejoren continuamente la gestión logística y áreas de trabajo, como es la técnica de cero defectos o el Lean management. Adoptar esta cultura ofrece estrategias enfocadas en reducir las actividades que no aportan valor, eliminando estas tareas y otros desperdicios.
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5. Ajustar y actualizar adecuadamente el inventario
A través de un sistema de gestión de almacén (WMS, por sus siglas en inglés), siendo una solución de software que ofrece visibilidad a todo el inventario, se puede dar un mejor seguimiento a los movimientos y vincular los productos con la información de venta para hacer pronósticos más precisos. De esta manera se puede nivelar el inventario, evitar tener excesos obsoletos y, por ende, disminuir los costos.
Otra solución relevante a mencionar es el método de gestión Just In Time (JIT), siendo un sistema en el que cada acción, desde actividades como la producción, transporte o compras, debe realizarse ‘en el momento oportuno’ según la demanda. Este se enfoca en la reducción de pérdidas en almacenes, de desperdicios o inventario detenido, que genera costos de almacenaje.
6. Optimizar la carga y los pedidos
Cuanto más pequeña sea la carga que debes transportar, mayor será el coste logístico. Por ello se deben evitar las rutas de envíos con poca carga ya que el espacio vacío en un camión significa más viajes.
Para lograr reducir los viajes o trayectos, lo camiones deben ir llenos en su capacidad considerando la manera correcta de cargarlos y el orden más conveniente para acomodar la mercancía, siendo lo último en cargar lo primero que salga del camión.
7. Analizar las devoluciones de mercancía
Es claro que los productos devueltos aumentan los costos asociados a la logística y, para evitarlo, se debe considerar importante el analizar las razones o motivos de dichas devoluciones. De esta manera se puede mejorar el servicio o producto que ofrece la empresa y estructurar estrategias que logren disminuir las devoluciones y, a consecuencia, genere una mayor satisfacción del cliente.
8. Seleccionar el medio de transporte correcto
Para generar grandes ahorros es necesario analizar y seleccionar el tipo de transporte que se adecue más al modelo de negocio y mercancía, considerando las opciones de intermodal, multimodal y el tipo de carga, ya sea completa o consolidada. Incluso pueden contemplarse modalidades como la bicicleta o motocicleta, siendo estrategias rentables para ciertas empresas.
Para elegir el medio de transporte correcto, antes deben tomarse en cuenta factores como el volumen de envíos, la rapidez y capacidad, la distancia a recorrer, el costo, el tipo de mercancía, entre otros.
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9. Realizar el mantenimiento constante de vehículos y equipos de almacenamiento
Es importante estar al corriente con el mantenimiento de los vehículos, montacargas, plataformas, bandas transportadoras, entre otros. Al realizarse periódicamente puede garantizarse su correcto funcionamiento, la eficiencia de entregas y, por supuesto, la seguridad tanto del conductor como de la carga transportada.
El mantenimiento constante puede evitar riesgos y accidentes, alargar la vida útil de los vehículos e identificar y anticipar problemas mecánicos para que sean corregidos antes de que generen costos mayores.
ASPECTOS DE TECNOLOGÍA
10. Automatizar procesos manuales
A pesar de que puede ser una inversión inicial importante, la automatización de procesos manuales puede eliminar las tareas repetitivas, aumentar la productividad del personal requerido e incluso reducir el riesgo de error humano en los procedimientos de la empresa. Asimismo, el uso de tecnología para automatizar proporciona visibilidad a toda la cadena de suministro en cualquier momento, aumentando la calidad del servicio y reduciendo tiempos y costos logísticos.
11. Aprovechar el e-commerce / comercio electrónico
La evolución de la tecnología ha permitido la apertura del comercio electrónico y con esto, la forma de hacer negocios ha cambiado para muchas empresas, ya que pueden integrarse a mercados locales o internacionales con mayor facilidad. En el sector del e-commerce y, gracias a herramientas como el Big Data, ahora los proveedores pueden proporcionar una trazabilidad más acertada y con ello reducir costos, ya que al aumentar su capacidad y calidad, incrementan su competitividad en cuanto al precio de los productos y servicios que ofrecen.
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12. Brindar trazabilidad
La posibilidad de contar con el historial de seguimiento de un producto, desde su producción hasta su entrega, puede ser un servicio que beneficie tanto en aspectos comerciales como legales, evitando que lleguen en mal estado. Esto ofrece una mayor seguridad a los clientes, siendo un valor agregado el poder monitorear mediante plataformas digitales el recorrido de su producto en tiempo real.
Asimismo, para las empresas la trazabilidad ofrece ventajas como mantener un mayor control de stock, de procesos de fabricación o coordinación con distribuidores, lo que se traduce en disminuir gastos innecesarios, ahorrando tiempo y, a su vez, dinero.
13. Utilizar tecnologías móviles o portables
El uso de aplicaciones móviles y la posibilidad de comunicarse entre colaboradores permite incrementar la productividad y accesibilidad de la empresa entre un 15 y 30%, lo que agiliza el llevar a cabo las instrucciones, la elaboración de tareas y reduce los costos operativos.
Una opción de innovación es la herramienta voice picking, la cual permite que los operadores reciban instrucciones por medio de auriculares, ofreciendo mayor libertad de movimiento y mejorando así los tiempos de elaboración de pedidos en centros de distribución.
ASPECTOS DE UBICACIÓN E INSTALACIONES
14. Mejorar la eficiencia de sistemas de almacenamiento
Es importante aprovechar el espacio que se tiene de manera inteligente y optimizar el sistema del almacenamiento. Esto se logra al implementar acciones que mejoren la distribución, asegurando una buena gestión de la mercancía y, a consecuencia, se reduzca el stock por una previsión de demanda más acertada.
15. La ubicación como estrategia
Aunque parezca evidente, el analizar las ubicaciones de los proveedores y los clientes potenciales para establecer puntos estratégicos del negocio, puede ser una gran opción para lograr reducir costos y evitar tarifas elevadas de envío.
16. Centrar la distribución en zonas clave
Para algunas empresas, tener una gran cantidad de almacenes no es práctico, ya que la gestión del inventario se complica por la necesidad de rotar el stock entre ellos. En estos casos, es recomendable tener centros de distribución en zonas logísticas clave que atiendan varias áreas a la vez.
ASPECTOS DE ALIANZAS Y PERSONAL
17. Conformar redes de colaboración o pertenecer a un clúster logístico
La formación de alianzas estratégicas ya sea con socios, proveedores o agencias aduanales, creando así un clúster, puede incrementar la eficiencia y rentabilidad de las cadenas logísticas. Los clústers permiten, por ejemplo, aprovechar un trayecto hacia el mismo destino compartiendo el transporte de diferentes mercancías, lo cual maximiza el espacio y divide los gastos.
Como en cualquier relación laboral, es importante evitar malentendidos y complicaciones económicas o legales, optando por una cultura de transparencia de información y comunicación abierta.
18. Elegir y contratar un proveedor logístico
Sin duda, la contratación de un operador logístico o una empresa especializada en 3PL, que cuente con tecnologías de software para el control de costos, puede reducir los costos y mejorar la calidad de los productos y servicios brindados. Al tercerizar las operaciones logísticas, las empresas ahorran tiempo y dinero al enfocarse en tareas que beneficien a su negocio.
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19. Auditar y capacitar al personal
Invertir en la formación de tu equipo o personal, capacitando en cuanto a lo que deben hacer, cuándo y cómo, hará que su desempeño resalte y la calidad de su trabajo se refleje en la reducción de errores y costos para la empresa.
Recuerda que con una planeación adecuada y con objetivos claros y coherentes, cualquier empresa puede implementar estos métodos clave y lograr reducir sus costos logísticos, ofreciendo así precios más competitivos y beneficios para sus consumidores.
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