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9 Mejores prácticas para hacer frente a contingencias en logística

9 Mejores prácticas para hacer frente a contingencias en logística

La pandemia ha demostrado la importancia que tiene para las empresas el tener un plan que afronte de manera correcta contingencias o cualquier eventualidad que pueda ocasionar complicaciones. La elaboración de este plan puede depender del nivel de madurez de la organización, la cantidad de recursos y tiempo que se disponga para hacerlo; sin embargo, este será vital para prever escenarios y prepararse ante cualquier crisis con ayuda de protocolos y acciones específicas.

 

Para las empresas que dependen de que su cadena de suministro siga su curso constantemente, el determinar ciertas medidas puede ofrecer posteriormente alternativas para continuar gestionando las operaciones ya sea de transporte logístico o almacenamiento, reaccionando así con mayor agilidad y controlando, en lo posible, la situación.  

 

Con este propósito en mente, a continuación, enlistamos algunas medidas clave y mejores prácticas a implementar para generar un plan contra contingencias y lograr que las cadenas de suministro continúen operando en beneficio tanto de la empresa como de los consumidores durante tiempos de crisis.

 

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Primero, definamos lo que es una contingencia:

 

Una contingencia es cualquier evento que distorsiona el flujo habitual de la cadena de suministro. Este puede significar un corte imprevisto del abastecimiento, un aumento o disminución exagerado de la demanda o un alto al proceso de fabricación interno.

 

Se debe mencionar que, si bien existen riesgos que pueden evitarse y otros que no, lo que sí es posible es reducir el tiempo que le tome a la empresa recuperarse de la contingencia.

 

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1. Mapear las etapas de la cadena de suministro y hacer un plan por escrito

Dependiendo del nivel de riesgo puede comenzarse a idear el plan, adecuándolo a las diferentes fases de la crisis. Puede incluso desarrollarse una línea de tiempo para preparar el qué hacer antes y después de cada etapa.

 * Es importante documentar las acciones implementadas durante tiempos de contingencia para así poder prevenir con más exactitud y ejecutar a futuro basándose en experiencias previas.

 

2. Preparar la campaña de comunicación interna y hacia fuera de la empresa

La comunicación es clave para ofrecer claridad ante la situación que se este viviendo, transmitiendo las necesidades y posibles consecuencias ocasionadas por la crisis hacia todos los que integren o se vean involucrados con la empresa:

A) Comunicación interna – Colaboradores / Trabajadores
Informar sobre la etapa operativa o acciones a implementar a través de distintos medios (e-mail, redes sociales oficiales, mensajes de texto o plataformas institucionales).

B) Comunicación externa – Proveedores logísticos / de productos.
Mantener una comunicación estrecha y constante para obtener información sobre las entregas, dándole un seguimiento diario a las ordenes de compra, el abastecimiento del inventario o el control de cantidad y calidad de la carga.
C) Comunicación externa – Consumidores / Clientes / Usuarios
Comunicar las condiciones y tiempos requeridos para la entrega, y en dado caso, las medidas sanitarias implementadas para cuidar de su bienestar.

 

3. Proteger el bienestar y salud del personal que opera durante la cadena de suministro

Esto debe ser una prioridad que contribuye a que la empresa continúe proporcionando los servicios a sus clientes. Entre las actividades sencillas a implementar, algunas son las siguientes:

  • Controlar los accesos a las instalaciones con las medidas sanitarias correspondientes y la sanitización de las zonas laborales.
  • Promover entre los colaboradores el cuidado personal higiénico necesario.
  • Realizar encuestas sobre el estado de los colaboradores para identificar factores que deben mejorarse.
  • Definir los pasos a seguir o protocolo en caso de que algún colaborador requiera apoyo o se vea afectado.

 

4. Implementar las medidas de higiene en instalaciones

Si la contingencia fuera por cuestiones sanitarias, como lo ha sido durante la pandemia del Covid-19, seria necesario aplicar prácticas y medidas preventivas a lo largo de la cadena, desde el centro de distribución, almacenes y vehículos de carga hasta las oficinas administrativas y puntos de venta. Una de estas prácticas cada vez más populares es la habilitación del trabajo en casa o Home Office para los puestos que lo permitan, reduciendo así el número de personas recurrente en las instalaciones.

 

5. Asegurar el seguimiento de los procesos logísticos operativos  

En ocasiones extraordinarias de crisis es importante definir los siguientes aspectos:

A) Identificar los posibles riesgos durante cada etapa logística y evaluar las probabilidades de que sucedan, el impacto que tendrían en la empresa y las alternativas viables para mitigar las consecuencias en el menor tiempo posible.

B) Identificar con anticipación la ocupación de las operaciones, para llevar un control más acertado sobre la capacidad disponible.

C) Tener claros los protocolos de seguridad e higiene del personal autorizado para cada actividad operativa del día a día.

D) Definir explícitamente y comunicar los roles claves que se gestionaran a partir del momento de contingencia, capacitando al personal seleccionado.

E) En caso de enfermedad o estar indispuesto, planificar los reemplazos temporales de cada colaborador en puestos clave (administrativos y operativos).

 

6. Ajustar el abastecimiento en cuanto al pronóstico de demanda / compra  

Se debe considerar el contexto actual y cómo se vea afectado por la crisis, ya sea en la variación de tipo de cambio o el deterioro de la economía nacional o global. Es importante darles un seguimiento constante a los niveles de inventario, las ventas reales contra las estimadas, ajustar el presupuesto a la rentabilidad de la empresa y adaptar las metas e indicadores de la cadena de suministro.

 

👉 Conoce en esta articulo cuáles son los tipos de indicadores de desempeño logísticos o KPIs más importantes según la etapa o fase del proceso.

 

7. Promover la productividad y actitud positiva en la empresa

Para mantener el buen desempeño de los equipos de trabajo pueden implementarse iniciativas de participación internas, realizar reuniones breves pero diarias donde se discutan las tareas relevantes y darle seguimiento a un plan de capacitación que sea de uso para el personal, ya sea administrativo u operativo.

 

8. Analizar los riesgos de seguridad durante el transporte de mercancía

Es importante identificar los aspectos de riesgo en la cadena de suministro y fortalecerlos a través de acciones como:

  • La planeación anticipada de la ruta del vehículo, lo que se traduce en una reducción de tiempos de entrega.
  • Contratar personas que custodien la carga durante entregas en zonas inseguras y reforzar con cámaras de seguridad y las autoridades correspondientes.
  • Optimizar el trasporte de carga dependiendo de las distintas rutas y puntos de venta a donde deben dirigirse.

 

👉 Da clic aquí para leer sobre los Riesgos y gestión de seguridad en la cadena de suministro.

 

9. Enlistar proveedores alternativos e incluirlos en el plan de contingencia

El involucrar a los proveedores de la empresa en el plan puede ayudar a que desarrollen estrategias preventivas en conjunto, determinando ciertas acciones a tomar de verse necesario. Asimismo, en el caso de que estos tuvieran que parar o reducir sus servicios (sean logísticos o de abastecimiento), se debe considerar el tener en lista otros proveedores adicionales para contratar en dadas emergencias, asegurando así la continuidad operativa de la empresa.

En momentos de incertidumbre o de crisis, es fundamental que las empresas estén preparadas para afrontar complicaciones, logrando continuar en lo posible con su actividad logística habitual. 

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