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KPIs clave en logística y la cadena de suministro

KPIs clave en logística y la cadena de suministro

Una de las claves básicas para garantizar que el proceso logístico y cadena de suministro de una empresa sea rentable y óptima es estar continuamente midiendo y optimizando su desempeño a partir de decisiones detenidas y bien pensadas. Medir los resultados de cada operación y tarea permite detectar y determinar a las posibles debilidades como áreas de oportunidad para mejorar y a las fortalezas como punto de partida para replicar.

 

Es aquí donde entran los KPIs (Key Performance Indicators), siendo los indicadores de desempeño que ayudan a consolidar una base de información que posteriormente se utilice para una implementar acciones más acertadas dentro del fluyo de operaciones, desde el aprovisionamiento hasta la distribución de la mercancía.

 

Considerando la importancia que tienen los KPIs en la logística, en este articulo explicamos qué son, sus características y objetivos principales, y por supuesto, cuáles son los tipos de indicadores logísticos más importantes según la etapa o fase del proceso.

¿Qué son los KPI en logística y sus características?

Los KPI o métricas de logística son indicadores de desempeño que utilizan las organizaciones para recaudar, medir, rastrear datos, comparándolos con el historial de la empresa u otra métrica de referencia, para así actuar en consecuencia y optimizar sus procesos logísticos.

 

Éstos permiten cuantificar la evolución de una variedad de procesos a lo largo de la cadena de suministro, eliminando los errores en el flujo de recepción, preparación y entrega de bienes/mercancía, reduciendo costos, potencializando la rentabilidad y productividad de quienes conforman la empresa.

 

Los indicadores de desempeño logísticos se identifican por ciertas características para que aporten información de valor:

 

  • Se centran en acciones alcanzables que orienten a los empleados a incrementar el desempeño en sus tareas.
  • Su complejidad no siempre significa un resultado eficaz, por lo que deben ser accesibles y fáciles de comprender.
  • Son congruentes con la misión, visión, metas estratégicas y aspectos que determinan la competitividad de la empresa.
  • Se acoplan a los estándares de la industria para poder compararse con la competencia.
  • Exponen información relevante para la planificación estratégica y la toma de decisiones de la empresa.

 

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Objetivos de KPIs logísticos

Su intención es recopilar información cuantitativa y cualitativa que le permita a la empresa evaluar la productividad de los empleados y la efectividad de sus operaciones para medir si se están o no logrando sus objetivos.

 

Cabe señalar que los KPI por sí solos no son suficientes para una toma de decisiones acertada, siendo necesario el definir y aplicar indicadores que añadan contexto y objetivos alcanzables en un marco de tiempo específico.

 

Aunque los KPI varían según la etapa en el proceso logístico, sus objetivos principales son los mismos:

 

  • Incrementar la calidad reduciendo o eliminando errores.
  • Mejorar la productividad del personal involucrado.
  • Disminuir los costos e impulsar la rentabilidad de la empresa al optimizar el uso de los recursos.
  • Obtener información en tiempo real sobre todo el proceso, facilitando la predicción oportuna de problemas y aplicación de acciones correctivas.

 

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Tipos de indicadores según la fase logística

Los indicadores clave más habituales en logística se definen en función de las diferentes etapas que componen la cadena de suministro. Entre los más relevantes se encuentran siguientes:  

KPIS logisticos

KPI de ABASTECIMIENTO  

Los KPI centrados en el aprovisionamiento buscan controlar el proceso de negociación y compra de nuevo stock con los proveedores. Por ello para un buen desempeño del proceso productivo es necesario evaluar el servicio de los proveedores según estos indicadores:

  • Lead time de orden de compra: este permite calcular el tiempo que tarda tu proveedor en entregar tus órdenes de compra desde el momento en el que lo solicitas, es decir, mide las fechas de emisión y recepción del pedido.
  • Costo medio de pedidos: cada uno de los pedidos tiene costos internos que dependen según el tipo de producto o la ubicación de su destino. Al conocer el costo promedio de un pedido, se puede saber el porcentaje de ganancia que está obteniendo.
  • Plazo de pagos: para no afectar tu flujo de efectivo es importante conocer el tiempo que te dan tus proveedores para pagar y así determinar el tiempo que puedes ofrecerles a tus clientes.
  • Nivel de cumplimiento: es darle seguimiento al cumplimiento y efectividad de entregas de pedidos por parte del proveedor, así también como su nivel de retrasos y su porcentaje de pedidos fallidos, ya sea por el servicio o la calidad del producto.
  • Porcentaje de errores en la facturación: detectar los errores humanos comunes, como puede ser llenar incorrectamente los datos en la factura, puede ayudar a eliminarlos y recurrir a sistemas de automatización que reduzcan las fallas. 

 

KPIs de INVENTARIO

Tener un control del inventario es necesario para saber en tiempo y forma lo que se tiene, lo que sobra y lo que falta, logrando así ahorrar costos innecesarios que pueden dañar la rentabilidad de la empresa. Las siguientes métricas o indicadores permiten analizar el movimiento de stock a lo largo de la cadena de suministro:

  • Rotación de existencias: indica el número de veces que se repone el inventario durante un período determinado, ya sea de producto terminado o materia prima, para así cuidar de la producción y gestión de pedidos, evitando que se genere un exceso o escasez de inventario. El aumento de rotación significa mayores ventas e ingresos, incrementando a consecuencia las ganancias y beneficios a la empresa.
  • Rotura de stock: cuantifica el número de veces que la empresa no logró satisfacer la demanda del producto o material por estar sin stock suficiente. Este busca identificar las causas para mejorar la planeación.
  • Contracción de inventario: este demuestra si existe diferencia entre el inventario que se encuentra teóricamente en el almacén y el que esta físicamente en realidad, determinando la exactitud a través de un porcentaje.
  • Inventario obsoleto: Determinar los costos incurridos causados por el ajuste de inventario por obsolescencia técnica.

 

KPIs de ALMACENAMIENTO

Los indicadores de desempeño en la gestión del almacenaje permiten controlar lo que sucede en las instalaciones, monitoreando la productividad del personal y el funcionamiento correcto de los procesos. Entre los más destacados se encuentran los siguientes:

  • Productividad en volumen movilizado: la eficiencia del funcionamiento y desempeño del personal podrá medirse al conocer la cantidad o volumen de mercancía que se maneja por cierto tiempo determinado. Aquí puede influir el tiempo que tarda desde que llega la orden al almacén hasta que sale.
  • Unidades procesadas por m2: esto se calcula al dividir las unidades que se hayan procesado en un lapso de tiempo específico entre el espacio que se utiliza del almacén.
  • Costo unitario de almacenamiento: relaciona el costo total del almacenaje con la cantidad de mercancía que el almacén tiene capacidad para albergar y mover en un periodo determinado. 
  • Porcentaje de aprovechamiento de espacio: entre otras cosas, se refiere a la falta de espacio para almacenar los suministros o productos terminados; es importante considerar el espacio y capacidad disponible antes de solicitar nuevos pedidos.

 

KPIs de TRANSPORTE LOGÍSTICO

Los KPIs del transporte permiten analizar la eficiencia en el movimiento de mercancía en cada etapa del proceso logístico, impulsando la optimización de las entregas finales o de última milla para que el producto llegue a manos del cliente en perfecto estado. Algunos de los indicadores a medir son los siguientes:

  • Costo de transporte sobre ventas: este indicador consiste en establecer la relación entre el costo del transporte respecto a las ventas alcanzadas de la empresa. En el costo del transporte influye desde el mantenimiento de las unidades, la planeación de rutas y los gastos por combustible hasta el salario y viáticos para los conductores.
  • Costo por distancia: para obtener una métrica útil que aporte cierta exactitud, los costos totales del transporte pueden dividirse entre los kilómetros recorridos por el vehículo que carga la mercancía.  
  • Costo por conductor: este se mide comparando los costos totales de transporte entre el número de conductores empleados, examinando la contribución que tiene cada uno dentro de los gastos de transporte.
  • Puntualidad de entrega final: esta métrica mide la agilidad del transporte durante las entregas finales o de última milla, mostrando el porcentaje de cumplimiento y la capacidad de los transportistas para ofrecer puntualidad al cliente.
  • Control de pedidos: este permite tener un control más acertado, llenado un registro de los envíos que están pendientes a realizar y los ya terminados.  
  • Carga por vehículo: Para saber si un envío de mercancía deja ganancias, se requiere monitorear el número mínimo de unidades de producto por camión. Esto determinara si el trayecto que recorre es rentable.
  • Aprovechamiento de transporte: es importante medir el nivel de utilización de la flota, determinando la capacidad que tiene el transporte por ocupar en relación a la capacidad total en volumen o peso distribuida en el vehículo.
  • Envíos urgentes y no programados: el seguimiento de este tipo de envíos ayudará a determinar tendencias, aspectos en los que deben fortalecer y así, prepararse a consecuencia.

 

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KPIs de GESTIÓN DE PEDIDOS

En esta parte del proceso logístico se debe analizar tanto el tiempo en preparar los pedidos como su calidad y la cantidad de devoluciones. Los siguientes son algunos KPIs que miden la gestión de pedidos:  

  • Tasa de entregas a destiempo: calcular el porcentaje de entregas que no se realizaron a tiempo será el indicador que determine cuando y como intervenir.
  • Porcentaje de entregas perfectas: permite analizar la calidad de los productos recibidos y la puntualidad, recaudando la información de los factores que definen los casos exitosos, para así replicarlos.
  • Porcentaje de entregas completas: este controla la tasa de pedidos que llegan completos o con faltantes al cliente, y puede alertar sobre las fallas que existen dentro del proceso.
  • Tiempos de envío: este indicador establece el tiempo promedio que lleva el preparar y enviar un pedido en la fecha indicada por el cliente.
  • Costo de gestión de pedidos: mide el costo de cada etapa del proceso, desde la recepción hasta la entrega del pedido, y el costo promedio a considerar durante la planeación estratégica y financiera.
  • Cantidad de envíos: cuantifica los pedidos que se envían durante un periodo de tiempo determinado.
  • Tasa de error en la facturación y documentación: al conocer las fallas durante el procesamiento de un pedido, en especial si alteran su preparación y entrega, puede idearse la solución con la ayuda de herramientas que automaticen tareas.

 

KPIs de CALIDAD

Así como medir los factores cuantitativos durante la cadena de suministro es importante, también lo es el examinar la calidad del servicio que se está ofreciendo al cliente. Para esto, se pueden implementar los siguientes indicadores:

  • Porcentaje de complicaciones en cada etapa: ayuda a identificar la fase de la cadena de suministro en la cual se presentan más problemas o fallas, para así enfocarse en implementar cambios y fomentar mejoras.
  • Cantidad de entregas certificadas: medir el porcentaje de entregas completas, hechas a tiempo, con el producto en perfecto estado y la documentación adecuada lista, podrá cuantificar la calidad que ofrece la empresa y a la cual desean alcanzar.  
  • Porcentaje de problemas en entregas: esta métrica determina cuantas entregas fueron finalizadas con dificultades y el motivo de este, logrando así identificar los inconvenientes para implementar estrategias que los corrijan.
  • Opinión de cliente: considerando que la meta final es satisfacer las necesidades del cliente de la mejor manera posible, conocer las opciones, comentarios o testimonios del servicio será un punto clave para saber dónde se debe mejorar en el proceso logístico. Esto puede ser a través de encuestas o incluso redes sociales.
Recuerda que al establecer los KPI es necesario darles un seguimiento puntual y adecuado para así facilitar la detección de fallas y tomar decisiones en tiempo y forma. Con esto se podrán evitar posibles inconvenientes que afecten la productividad y rentabilidad de la empresa.

 

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